四階文件:

第一階：手冊
第二階：程序書
第三階：工作指導書
第四階：表單

一階文件-手冊,手冊乃為達成訓練政策之要求，所作成於執行與維持訓練系統用之有效性及適切性之基本指導綱要原則。 
二階文件-程序文件,程序文件乃維繫組織內各部門間、各機能間各項作業之銜接性，而將該作業之目的、範圍、權責與內容加以明文規定，以利各項作業之進行和管制 各項作業之進行和管制。 
三階文件-工作指導書,標準書乃為落實執行訓練管理系統，而將每一項動作的基準加以詳細說明，包含適用範圍、使用工具、人員、時間、地點、方法等。 
四階文件-表單,表單乃為記載品質管理系統落實執行之佐證資料所使用之空白表格。